Feiern im Betrieb: Welche Steuerregeln für Betriebsveranstaltungen gelten

Betriebliche Feste und Feiern heben die Stimmung im Unternehmen, ermöglichen ein lockeres Zusammenkommen und stärken die Verbundenheit zwischen Unternehmensleitung und Beschäftigten sowie den Beschäftigten untereinander.

Steuerlich gilt: Arbeitgeber können alle Kosten der Betriebsveranstaltung als Betriebsausgaben absetzen und sogar etwaig anfallende Lohnsteuer für ihre Beschäftigten übernehmen. Allerdings müssen sie aufpassen, dass sie die Sozialversicherungsfreiheit nicht aufs Spiel setzen.

Bei einer betrieblichen Veranstaltung sind die Zuwendungen durch den Arbeitgeber bis 110 EUR pro Mitarbeiter steuerfrei; allerdings ist dieser Freibetrag auf zwei Veranstaltungen im Jahr begrenzt. Wird häufiger im Jahr gefeiert, muss der daraus erwachsende Vorteil versteuert werden. Angestellte sind hier aber nicht in der Pflicht. Sie müssen in ihrer Steuererklärung nichts angeben, denn die Versteuerung obliegt dem Arbeitgeber. Dieser sollte wissen, dass die Steuerfreiheit für zwei Veranstaltungen pro Jahr nur dann beansprucht werden kann, wenn die Feier allen Angehörigen des Betriebs (oder eines Betriebsteils bei größeren Firmen) offensteht, es also keine hierarchische Begrenzung gibt.

Zudem muss der Arbeitgeber aufzeichnen, wer tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, um die Kosten korrekt auf die Teilnehmer aufteilen zu können. Bringen Beschäftigte Begleitpersonen mit, werden die kompletten Ausgaben für die Begleitung dem betriebszugehörigen Mitarbeiter zugerechnet. Der Freibetrag von 110 EUR ist dann also schnell überschritten.

Den Teilnehmern einer Betriebsveranstaltung werden nicht nur ihre direkt zurechenbaren Kosten, wie z.B. Speisen, Getränke und Tombolagewinne, zugerechnet. Der Gesetzgeber verlangt, dass alle Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers für die Feier, also auch nicht direkt zurechenbare Ausgaben, auf die Mitarbeiter umgelegt werden. So fließen in den Steuerfreibetrag anteilig auch z.B. Raummiete sowie die Kosten für gebuchte Künstler, externe Eventmanager, Trinkgelder oder sogar anwesende Sanitäter ein.

Ausgenommen sind immerhin Strom- und Wasserkosten auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers sowie die Kosten für internes Personal, das für die Feier abgestellt wird. Wird das Fest auf dem Betriebsgelände ausgerichtet, fließen die Reisekosten ebenfalls nicht in den Steuerfreibetrag ein. Dies betrifft beispielsweise Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind und für das Sommerfest zur Firmenzentrale anreisen. Der Arbeitgeber kann diese Reisekosten steuerfrei erstatten.

Fallen bei einer Betriebsveranstaltung beispielsweise Kosten je Mitarbeiter von 135 EUR an, müssen von der Lohnbuchhaltung also 25 EUR als geldwerter Vorteil versteuert werden. Der Arbeitgeber kann wählen, ob er diesen Mehrbetrag individuell zuzüglich Sozialabgaben oder pauschal mit 25 % sozialabgabenfrei versteuert. Letzteres ist für Beschäftigte regelmäßig vorteilhafter. Des Weiteren kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für die Beschäftigten übernehmen, so dass das Fest dann ein echtes Geschenk von der Firmenleitung ist.

(aus: Ausgabe 10/2024)